Dit is een vertaling van de Engelstalige Arcadis Privacy Notice for Employee Data. Let op, de Engelstalige versie is leidend in geval van interpretatiegeschillen.

PRIVACY VERKLARING VOOR MEDEWERKERSGEGEVENS

1. Introductie
   
   Arcadis N.V. en haar dochterondernemingen (samen 'Arcadis') zijn toegewijd aan het beschermen van de privacy van hun medewerkers. 'Medewerkers' zijn medewerkers, sollicitanten of voormalig medewerkers van Arcadis, inclusief tijdelijke medewerkers die onder het directe toezicht van Arcadis werken (bijvoorbeeld onafhankelijke contractanten en stagiairs). De term medewerkers omvat niet de mensen die bij Arcadis als consultant werken of medewerkers van derde partijen die diensten aan Arcadis verlenen. Deze personen worden verwezen naar de naar de Privacyverklaring voor zakelijke contacten van Arcadis.
   
   Deze Privacyverklaring voor medewerkersgegevens ('Verklaring') beschrijft hoe Arcadis persoonsgegevens van u als medewerker van Arcadis verwerkt en beschermt. Uw Arcadis werkgever en Arcadis N.V. zijn de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Voor vragen kan u contact opnemen met dataprotectionnederland@arcadis.com.



2. Welke informatie verzamelen wij over u en waarvoor gebruiken we deze informatie
   
   In de loop van uw dienstverband bij Arcadis zullen wij informatie over u en uw werkrelatie met Arcadis verzamelen. Indien van toepassing zullen wij informatie over uw echtgenoot, binnenlandse/civiele partner of aanverwante personen ('Aanverwante personen') verzamelen. We verwijzen naar dergelijke informatie als 'persoonsgegevens' en gebruiken deze gegevens voor onderstaande doeleinden. Wanneer Arcadis uw persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden dan vermeld in deze privacyverklaring, wordt u daar waar nodig apart over geïnformeerd.
   
   
   1. Human resources en personeelsbeleid. Dit doel omvat de verwerking die noodzakelijk is om uitvoering te geven aan een arbeidsovereenkomst of andere overeenkomst met een Medewerker (of om voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst op verzoek van een Medewerker noodzakelijke stappen te nemen), of voor het managen van de employment-at-will relatie, het beheren en administreren van recruiting- en outplacementactiviteiten, inzetbaarheid, verlof en andere afwezigheden, vergoedingen en benefits (waaronder begrepen pensioenen), betalingen, belastingtechnische aangelegenheden, loopbaan- en talentontwikkeling, functioneringsbeoordelingen, opleiding, reizen en kostenvergoedingen en de communicatie met de Medewerker.
   
   
   2. Bedrijfsvoering en intern management. Dit doel omvat activiteiten zoals het opstellen van werkroosters, het vastleggen van werktijden, het managen van bedrijfs- en medewerkersmiddelen, het beschikbaar maken van centrale verwerkingsfaciliteiten ter verhoging van de efficientië, het uitvoeren van audits en onderzoeken, het implementeren van maatregelen in het kader van bedrijfsbeheersing, en het beheer en gebruik van adressenbestanden van medewerkers, archiverings- en verzekeringsdoeleinden, juridische of bedrijfsadvisering, en het voorkomen van, het voorbereiden van of het betrokken zijn in geschillenbeslechting.
   
   
   3. Gezondheid, veiligheid en beveiliging en integriteit. Dit doel omvat mede de bescherming van de belangen van Arcadis en haar medewerkers en klanten, inclusief de screening en het monitoren van medewerkers en klanten voorafgaand en gedurende het dienstverband en activiteiten zoals met betrekking tot de gezondheid en veiligheid op de werkvloer, de bescherming van bedrijfs-, medewerkers- en klantbezittingen, alsmede de authenticatie van status en toegangsrechten van medewerkers.
   
   
   4. Analyse en ontwikkeling van de organisatie, bedrijfsrapportages, acquisities en vervreemdingen. Dit doel omvat de activiteiten zoals het houden van enquêtes onder medewerkers, het managen van fusies, acquisities en vervreemdingen, en het verwerken van medewerkersgegevens voor bedrijfsrapportages en -analyses.
   
   
   5. Wettelijke en andere verplichtingen. Dit doel omvat de verwerking van medewerkersgegevens . Deze verwerking is noodzakelijk ter naleving van een wettelijke verplichting waaraan Arcadis onderworpen is, inclusief het in verband daarmee beschikbaar stellen van medewerkersgegevens aan overheidsinstellingen of toezichthouders.
   
   
   6. Bescherming van vitale belangen van medewerkers. Dit doel omvat de verwerking wanneer deze noodzakelijk is voor de bescherming van de vitale belangen van een Medewerker.



3. Categorieën persoonsgegevens
   
   
   1. Het onderstaande overzicht bevat de categorieën persoonsgegevens zoals verwerkt door Arcadis in de loop van uw arbeidsrelatie. Als Arcadis andere categorieën persoonsgegevens verwerkt dan hieronder vermeld, wordt dit waar nodig apart vermeld.
      
   • Persoonsgegevens (bijv. naam, personeelsnummer, contactinformatie, beheerste taal/talen, geslacht, geboortedatum, BSN, burgerlijke staat, contactinformatie in het geval van een noodgeval, nationaliteit en werkstatus).
   • Positie (bijv. functies, titel, bedrijfsstatus, managementlaag, locatie, status en type, voltijd/ deeltijd, arbeidsvoorwaarden, arbeidsverleden, redenen waarom u bent aangenomen/waarom uw contract is verlengd, hoelang u in dienst bent geweest, pensionering, promoties en disciplinaire aantekeningen).
   • Compensatie en salarisadministratie (bijv. salaris, bonus, voordelen, compensatietype, salarisniveau, aandelenplannen en andere onderscheidingen, valuta, betalingsfrequentie, datum van uitkering van het salaris, salariscontroles, bankgegevens, werktijdregistratie, reis- en andere zakelijke uitgaven, datum van beëindiging en levensverzekeringsbegunstigden).
   • Immigratiestatus (bijv. burgerschap, paspoort- en identiteitskaartgegevens en details van ingezetenschap of werkvergunning).
   • Informatie over talentbeheer (bijv. gegevens in sollicitatiebrieven en c'vs, beoordelingen, ontwikkelingsprogramma's, e-learning, prestatie- en ontwikkelingsbeoordelingen, rijbewijs en informatie die wordt gebruikt om biografieën van medewerkers te vullen).
   • Management archief (bijv. details van aandelen en bestuursmandaten).
   • Systeem- en applicatie-toegangsgegevens (bijv. benodigde informatie die nodig is voor toegang tot de bedrijfssystemen en toepassingen als actieve adresbestanden, e-mailadres, medewerkers ID, andere systeem- en applicatie-gebruikersgegevens en wachtwoorden, elektronische inhoud geproduceerd met behulp van bedrijfssystemen en responsgegevens van incidenten).
   
   
   2. Meestal verkrijgen wij uw persoonsgegevens van u (bijv. omdat u ons uw persoonsgegevens rechtstreeks verstrekt of omdat persoonsgegevens worden verzameld terwijl u uw baan bij Arcadis uitvoert.) Waar wij persoonsgegevens via andere bronnen ontvangen, zullen wij u daarvan afzonderlijk op de hoogte brengen.



4. Gevoelige persoonsgegevens
   
   
   1. In de loop van uw arbeidsrelatie moet Arcadis mogelijk bepaalde gegevens verzamelen die als 'gevoelig' worden beschouwd, omdat het vertrouwelijke kenmerken onthult, zoals religie, ras of etniciteit, lidmaatschap van de vakbond, seksuele voorkeur, crimineel gedrag en gezondheid. Dergelijke gevoelige gegevens worden door Arcadis alleen gebruikt binnen de strikte grenzen die zijn vastgelegd in de toepasselijke lokale wetgeving, en kunnen de gevoelige gegevens en verwerkingsdoeleinden bevatten die hieronder worden vermeld. Als Arcadis andere categorieën gevoelige persoonsgegevens verwerkt of dergelijke gegevens verwerkt voor andere doeleinden, wordt u hiervan apart op de hoogte gebracht
   • Uw foto of video kan door Arcadis worden verwerkt om toegang te krijgen tot een locatie en voor beveiligingsredenen; inclusief de screening en monitoring van medewerkers voorafgaand en gedurende het dienstverband; om beslissingen die in de loop van het werk zijn gemaakt vast te leggen voor toekomstig gebruik (bijv. wanneer u deelneemt aan een video-conferentie die wordt geregistreerd); en voor opname in medewerkersoverzichten. Afbeeldingen kunnen ook worden verwerkt om ongelijkheid te verwijderen of verminderen, of om diversiteit in personeelsbezetting te waarborgen, mits het gebruik van de relevante gevoelige gegevens een objectieve vaststelling mogelijk maakt dat een werknemer tot een minderheidsgroep behoort en de werknemer geen schriftelijk bezwaar heeft ingediend tegen de betreffende verwerken.
   • Uw foto en videobeeld kan ook door Arcadis voor Arcadis 'communicatiedoeleinden worden verwerkt, op voorwaarde dat u vrijwillig heeft meegewerkt aan de video- of fotoshoot en op de hoogte bent van het doel van het gebruik van de foto en/of video.
   • Gegevens over lichamelijke of geestelijke gezondheid (inclusief eventuele mening over fysieke of mentale gezondheid en gegevens met betrekking tot handicaps en afwezigheid wegens ziekte of zwangerschap) kunnen door Arcadis worden verwerkt voor gezondheidsdiensten die worden verleend onder toezicht van een professionele zorgverlener; voor het beheren van plannen voor pensioenen, gezondheids- en welzijnsregelingen en ouderschapsverlof; ongelijkheid verminderen of zorgen voor diversiteit met betrekking tot medewerkers met een bepaalde handicap; re-integratie, ondersteuning en het bieden van faciliteiten in verband met gezondheidsproblemen; ziekte of arbeidsongeschiktheid; screening en monitoring voorafgaand en gedurende het dienstverband; voor het beoordelen en beslissen over de geschiktheid tot het verrichten van werk.
   • Criminele gegevens (inclusief gegevens met betrekking tot crimineel gedrag, strafblad of procedures met betrekking tot crimineel of onwettig gedrag) kunnen door Arcadis worden verwerkt om uw sollicitatie te beoordelen om een beslissing te nemen of een dienst te verlenen; het beschermen van de belangen van Arcadis, zijn medewerkers, klanten, leveranciers of zakelijke partners; voor verdere screening en monitoring van medewerkers.
   • Seksuele voorkeur (inclusief gegevens met betrekking tot partners van medewerkers) kunnen door Arcadis worden verwerkt voor het beheer van pensioen- en andere uitkeringsplannen of lidmaatschappen van medewerkers.
   • Godsdienst of levensovertuigingen kunnen door Arcadis worden verwerkt om rekening te kunnen houden met religieuze of levensbeschouwelijke praktijken, dieetwensen of religieuze feestdagen.
   • Het vakbondslidmaatschap van medewerkers kan door Arcadis worden verwerkt voor de betaling van dergelijke lidmaatschappen. Voor medewerkers van Arcadis Nederland geldt dat het registreren van vakbondslidmaatschap is uitgesloten.



5. Toegang tot en overdracht van persoonsgegevens
   
   
   1. Toegang tot uw persoonsgegevens is alleen toegestaan voor zover deze toegang noodzakelijk is om het beoogde doel te dienen en voor het respectievelijke personeel om hun werk uit te voeren. Degenen die binnen Arcadis geautoriseerd zijn om toegang tot uw persoonsgegevens te krijgen, kunnen uw managers en hun vertegenwoordigers en personeel in HR, Legal, IT, Finance en Reporting en Internal Audit zijn. Al het personeel binnen Arcadis heeft over het algemeen toegang tot uw zakelijke contactgegevens, zoals naam, functie, telefoonnummer, postadres en e-mailadres.
   
   
   2. Arcadis moet mogelijk van tijd tot tijd persoonsgegevens beschikbaar stellen aan andere niet-gelieerde derde partijen, zoals serviceproviders (bedrijven die producten en services leveren aan Arcadis, zoals salarisadministratie, pensioenregeling en uitkeringsinstanties, leveranciers van IT-systemen, reisdiensten, prestaties management, enquêtes, trainingen, onkostenbeheer of creditcardmaatschappijen, medische / gezondheidsprofessionals en achtergrondcontrole-instanties) professionele adviseurs (zoals accountants, auditors of advocaten) publieke en overheidsinstanties (entiteiten die Arcadis reguleren of jurisdictie hebben zoals regelgevende autoriteiten, wetshandhavingsinstanties, overheidsinstanties en gerechtelijke instanties) of in het kader van bedrijfstransacties (een derde partij in verband met een voorgestelde of feitelijke reorganisatie, fusie of verkoop). Arcadis zal overeenkomsten sluiten met externe dienstverleners en professionele adviseurs om uw persoonsgegevens te beschermen.
   
   
   3. Vanwege het wereldwijde karakter van de activiteiten van Arcadis, moeten we mogelijk persoonsgegevens verstrekken aan personeel en afdelingen in andere landen. Sommige niet-gelieerde derden kunnen zich ook buiten uw eigen rechtsgebied bevinden. Wanneer een dergelijke internationale gegevensoverdracht plaatsvindt naar een land met een ander gegevensbeschermingsregime, zal Arcadis ervoor zorgen dat de internationale gegevensoverdracht geen negatieve invloed heeft op het beschermingsniveau van uw persoonsgegevens. Waar nodig zal Arcadis u op de hoogte houden van eventuele aanvullende details over de internationale gegevensoverdracht.
   
   
   4. Indien u gevestigd bent in de Europese Economische Ruimte (hierna: EER) en de ontvanger van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze bepaling is gevestigd buiten de EER in een land dat niet wordt beschouwd als een land met een adequaat niveau van gegevensbescherming, zal Arcadis ervoor zorgen dat er passende waarborgen ter bescherming van de persoonsgegevens worden genomen, waaronder EU contractuele modelbepalingen of bindende bedrijfsvoorschriften. Informatie over dergelijke waarborgen is verkrijgbaar via uw Privacy Officer.



6. Veiligheid
   
   
   1. Arcadis zal passende, technische, fysieke en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen tegen verkeerd gebruik of per ongeluk, onwettig of niet-geautoriseerd vernietigen, verlies, wijziging, openbaarmaking van informatie of toegang, die in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetten en voorschriften inzake privacy en gegevensbeveiliging. Dit houdt onder meer in dat serviceproviders moeten worden verplicht passende maatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van persoonsgegevens te beschermen.



7. Gegevensintegriteit en -retentie
   
   
   1. Arcadis zal redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat de verwerkte persoonsgegevens relevant zijn voor het beoogde gebruik en nauwkeurig en volledig zijn en up-to-date worden gehouden voor het uitvoeren van de in deze verklaring beschreven doeleinden.
   
   
   2. Over het algemeen bewaart Arcadis uw persoonsgegevens voor de duur van de arbeidsovereenkomst. Na beëindiging van uw arbeidsovereenkomst gebruikt Arcadis de volgende criteria om de bewaartermijnen van uw persoonsgegevens vast te stellen:
   1. Medewerkersgegevens met belastingrelevantie behoudt Arcadis voor een periode in overeenstemming met lokale belastingwetgeving (bijv. in Nederland 7 jaar na beëindiging van uw arbeidsovereenkomst).
   
   
   2. Andere medewerkersgegevens behoudt Arcadis gedurende een periode van twee jaar na de beëindiging van uw arbeidsovereenkomst, tenzij dit wettelijk verplicht is (bijv. Wanneer zich een ongeval heeft voorgedaan in onze gebouwen) of een ander dringend belang heeft (bijv. In geval van lopende of verwachte rechtszaken) om de persoonsgegevens langer te bewaren



8. Rechten van medewerkers
   
   
   1. U hebt het recht om een overzicht op te vragen van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt door of namens Arcadis. Als de gegevens onjuist, onvolledig of niet verwerkt zijn in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, hebt u het recht om uw gegevens te laten corrigeren, verwijderen of beperken (waar van toepassing). U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (indien van toepassing). Alle medewerkers kunnen hun rechten uitoefenen door contact op te nemen met de juiste Privacy Officer. Houd er echter rekening mee dat verzoeken die niet voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wetgeving of de Arcadis-richtlijnen, opnieuw kunnen worden beoordeeld of uiteindelijk worden geweigerd en dat bepaalde persoonsgegevens kunnen worden vrijgesteld van toegangs-, correctie- en verwijderingsverzoeken op grond van toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving of andere wetten en voorschriften.
   
   
   2. Als u een klacht heeft over uw verzoek, over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt of over de privacy- en gegevensbeschermingspraktijken van Arcadis in het algemeen, wordt u aangemoedigd om de klachtenprocedure te volgen die is uiteengezet in de AGBP Issue Reporting and Handling Procedure of om contact op te nemen met de Chief Privacy Officer of lokale Privacy Officer: dataprotectionnederland@arcadis.com. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit.
   
   
   3. Als de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Dit doet u door uw Privacy Officer te contracteren. Uw intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voorafgaand aan de intrekking.
   
   
   4. Als u in de EU bent gevestigd, hebt u ook recht op dataportabiliteit, wat betekent dat een kopie van uw persoonsgegevens die u aan Arcadis verstrekt, op uw verzoek in een door de machine leesbaar formaat wordt overgedragen of wordt doorgestuurd van Arcadis naar een derde partij.
   
   



9. Uw verplichtingen
   
   
   1. Houd uw persoonsgegevens up-to-date en breng ons op de hoogte van belangrijke wijzigingen. Bespreek met de van u Aanverwante personen de inhoud van deze kennisgeving en zorg ervoor dat zij instemmen met de verwerking van de persoonsgegevens door Arcadis (mits zij wettelijk bevoegd zijn om toestemming te geven).
   
   
   2. U verplicht zich ertoe te handelen in overeenstemming met toepasselijke wetgeving en in overeenstemming met het beleid, de normen en procedures van Arcadis die onder uw aandacht zijn gebracht ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens die u verricht in de loop van uw relatie met Arcadis. In het bijzonder zult u alleen toegang hebben tot de persoonsgegevens en de persoonsgegevens kunnen gebruiken voor zover dit noodzakelijk is om het toepasselijke doel te dienen en om uw taak uit te voeren. U begrijpt dat deze verplichtingen blijven bestaan na beëindiging van uw relatie met Arcadis.